Privacy verklaring

Onze visie op privacy

Sprout9 (wij-vorm), gevestigd in Nederland, levert diensten aan onze websitebezoekers, (ex-)klanten en andere (natuurlijke) personen die contact met ons hebben gezocht (jij-vorm). Onze diensten bestaan onder andere uit het bemiddelen tussen studenten en bedrijven voor tijdelijke werkopdrachten, het matchen van talentvolle studenten met passende vacatures, en het bieden van ondersteuning bij werving en selectie en andere diensten zoals omschreven op onze website en in onze algemene voorwaarden. In het kader van deze diensten  verwerken wij persoonsgegevens.

Wij achten bescherming van de persoonsgegevens die wij verwerken van het grootste belang. Bij de verwerking van persoonsgegevens in Nederland zijn wij per 25 mei 2018 gebonden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In dit privacyreglement leggen wij uit hoe wij jouw privacy beschermen en hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Heb je vragen over dit privacyreglement? Dan lees je in dit privacyreglement hoe je daarover contact met ons kunt opnemen.

Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?

Dit privacyreglement gaat over het verwerken van persoonsgegevens door Sprout9 als verwerkingsverantwoordelijke. Onze onderneming is gevestigd in (1053 KW) Amsterdam aan de Bilderdijkstraat 76-1. Telefonisch kun je ons tijdens kantooruren bereiken op +31648732787 of per e-mail door te mailen naar info@sprout9.nl

Gebruik van persoonsgegevens

Als je gebruik maakt van onze website of diensten die wij aanbieden, kan je persoonsgegevens met ons delen. Wij verzamelen en maken gebruik van persoonsgegevens die jij direct met ons deelt. Wij zullen de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan beschreven in deze verklaring, tenzij je daar vooraf toestemming voor hebt gegeven.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over jou of gegevens die met jou in verband kunnen worden gebracht. Alles wat met jouw persoonsgegevens kan worden gedaan, bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen van jouw gegevens, noemt men het ‘verwerken’ van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens die jij zelf aan ons hebt verstrekt door bijvoorbeeld ons een e-mail te sturen.

Wanneer je gebruik maakt van onze diensten, dan kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:

• Persoonlijke identificatiegegevens zoals jouw voornaam, achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, lengte, nationaliteit en je pasfoto;
• Gevoelige persoonsgegevens, waaronder jouw BSN-nummer;
• Contactinformatie zoals je adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;
• Gegevens die wij nodig hebben voor onze dienstverlening;
• Voor studenten: carrière-informatie, opleiding, (taal)vaardigheden, interesses, motivatiebrieven en CV’s;
• Voor werkgevers: functietitels, KvK-nummer, BTW-nummer en bedrijfsnamen
• Betaalinformatie zoals een btw-nummer of een bankrekeningnummer;
• Andere informatie die je vrijwillig besluit te delen met ons, zoals social media-accounts, IP-adressen, browserinstellingen, feedback en meningen;
• Overige informatie die noodzakelijk is met het oog op onze dienstverlening.

Dit kunnen ook persoonsgegevens zijn die wij uit andere bronnen verkrijgen, zoals persoonsgegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster en persoonsgegevens die beschikbaar zijn op openbare (zakelijke) websites. Ook van onze opdrachtgevers kunnen wij persoonsgegevens van jou ontvangen.

Verplichte identificatie voor studenten

Bij het aangaan van een overeenkomst hebben wij een digitale kopie van jouw rijbewijs, paspoort of identiteitskaart nodig om je identiteit te verifiëren. Deze identificatie gebeurt via een beveiligd digitaal systeem om identiteitsfraude te voorkomen.

Voor welke doeleinden en op welke grond verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens in het algemeen voor de volgende doeleinden:

• Aanmelden en verifiëren/authentiseren van gebruikers van onze diensten;
• Jou de mogelijkheid te geven een account te maken;
• Communicatie met jou, bijvoorbeeld via onze klantenservice;
• Opmaken en versturen van facturen;
• Spampreventie;
• Het versturen van nieuwsbrieven via e-mail;
• Analyse van statistieken en optimalisatie van onze diensten.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst waarin jij ons opdracht hebt gegeven of op basis van jouw toestemming, die je te allen tijde kunt intrekken. Daarnaast kunnen wij jouw persoonsgegevens ook verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en geen onevenredige inbreuk maak op jouw privacy.

Verwerkingsgrondslagen voor Verwerking van Persoonsgegevens

Bij Sprout9 verwerken wij persoonsgegevens op basis van verschillende wettelijke grondslagen, afhankelijk van het doel van de verwerking en de relatie die wij met jou hebben. Hieronder lichten wij de belangrijkste werkingsgrondslagen toe die relevant zijn voor onze diensten, zoals het bemiddelen tussen studenten en bedrijven, het matchen van studenten met passende vacatures, en het bieden van ondersteuning bij werving en selectie.

1. Uitvoering van de overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer jij als opdrachtgever gebruikmaakt van onze diensten om studenten in te huren, of wanneer je als student door ons wordt gematcht met een vacature. Zonder deze gegevens kunnen wij de overeenkomst niet correct uitvoeren, zoals het vinden van de juiste match tussen student en bedrijf of het verzorgen van de administratie rondom plaatsing en betalingen.

2. Toestemming

Voor bepaalde verwerkingen vragen wij expliciet jouw toestemming. Dit geldt bijvoorbeeld voor het gebruik van persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, zoals het toesturen van nieuwsbrieven of het aanbieden van aanvullende diensten. Je hebt altijd het recht om deze toestemming in te trekken. Het intrekken van de toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die plaatsvond voordat de toestemming werd ingetrokken.

3. Gerechtvaardigd belang

In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat wij een afweging maken tussen ons belang bij de verwerking en jouw privacybelangen. Voorbeelden van gerechtvaardigde belangen zijn het verbeteren van onze diensten, het beschermen van onze IT-systemen, of het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken. Wij zorgen er altijd voor dat jouw privacybelangen niet onnodig worden geschaad.

Hoe gaan wij met jouw persoonsgegevens om?

Wij zorgen ervoor dat jouw persoonsgegevens tegen verlies, onrechtmatige verwerking of misbruik worden beveiligd. Wij hebben onder andere de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen:

• Logische toegangscontrole, door bijvoorbeeld het gebruik van wachtwoorden;
• Beveiliging van computersystemen met firewalls, antivirus programma’s en DDoS-preventie;
• Minimalisatie en actualisatie van persoonsgegevens;
• Het hanteren van zo kort mogelijke bewaartermijnen;
• Het waar nodig versleutelen en pseudonimiseren van data;
• Purpose-bound toegangsbeperkingen;
• Controle van erkende autorisaties.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij zien er zeer nauwkeurig op toe dat al jouw gegevens zorgvuldig bewaard en beschermd worden. Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Zo bewaren we jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld zo lang als dat jij gebruik maakt van onze diensten. Wij houden ons aan de wettelijke bewaartermijnen.

Hoe lang we jouw persoonsgegevens bewaren, hangt af van verschillende factoren. We houden onder meer rekening met de volgende omstandigheden:

• Het doel waarvoor we de gegevens verwerken. Bijvoorbeeld, of we de gegevens nodig hebben om onze diensten te kunnen leveren, zoals het vinden van een geschikte student of opdracht.
• Hoeveel gegevens we hebben, wat voor soort gegevens het zijn, en hoe gevoelig deze gegevens zijn.
• Het risico dat er schade kan ontstaan als de gegevens ongeautoriseerd worden gebruikt of openbaar worden gemaakt.
• Of er wettelijke verplichtingen zijn die ons verplichten om de gegevens voor een bepaalde periode te bewaren.

Delen wij jouw persoonsgegevens met derden?

In principe delen wij jouw persoonsgegevens niet zonder jouw toestemming met derden. Soms kan het echter nodig zijn om jouw persoonsgegevens wel met derden te delen. Zo kan het bijvoorbeeld nodig zijn jouw cv te delen met een bedrijf. Het kan bijvoorbeeld ook noodzakelijk zijn jouw persoonsgegevens met gerechtelijke instanties of met een wederpartij te delen. Daarnaast kan het noodzakelijk zijn jouw persoonsgegevens te delen om een overeenkomst of notariële akte te sluiten. Gegevens kunnen ook worden gedeeld met door ons ingeschakelde opdrachtnemers, zoals een deurwaarder. Verder kunnen er wettelijke verplichtingen zijn op grond waarvan wij jouw persoonsgegevens aan derden moet doorgeven. Als een rechterlijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan moeten voldoen. Jouw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.

Websites en diensten van derden

Onze werkwijze is zo ingericht dat wij zo minimaal mogelijk informatie hoeven te delen met derde partijen. Informatie wordt dus alleen gedeeld als dit noodzakelijk is om onze service uit te voeren en enkel met partijen die een passend beschermings- en beveiligingsniveau kunnen garanderen.

Via onze website kunnen gebruikers bijvoorbeeld wel naar andere websites van derden linken die nuttige informatie verstrekken. Dit privacyreglement ziet alleen op persoonsgegevens die wij zelf in het kader van onze diensten verwerken. Dit privacyreglement is dus niet van toepassing op websites of applicaties van derden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een veilige en betrouwbare manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Lees dan ook altijd de privacyverklaring van deze derden.

Geautomatiseerde besluitvorming

Sprout9 neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Sprout9 tussen zit).

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Sprout9 gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Sprout9 gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of de sociale mediabedrijven. Google Analytics, Facebook en Adwords.

Jouw persoonsgegevens bekijken of aanpassen?

Wil je weten welke persoonsgegevens wij over jou hebben vastgelegd? Je kunt bij Sprout9 een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over jou zijn of worden verwerkt. Vind je dat jouw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vind je het niet nodig dat bepaalde persoonsgegevens zijn verwerkt, dan kun je een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen bij Sprout9. Daarnaast heb je het recht om bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens te maken en heb je het recht op gegevensoverdracht. Daarnaast heb je het recht om een verleende toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens in te trekken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het ontvangen van een nieuwsbrief.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Als je ons een dergelijk verzoek stuurt, zullen wij jou zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen 4 (vier) weken na ontvangst van jouw verzoek informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen.

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Sprout9 kun je ons bereiken via info@sprout9.nl of jouw schriftelijke verzoeken richten aan:

Sprout9‍
Inzageverzoek persoonsgegevens
Bilderdijkstraat 76-1
1053 KW te Amsterdam

Klachten toezichthouder

De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of ondernemingen de Algemene verordening gegevensbescherming naleven. Indien je meent dat wij ons niet aan de geldende privacywetgeving houden, kun je contact met ons opnemen. Wij helpen jou graag met het vinden van een oplossing. Daarnaast heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Over dit privacyreglement

De regelgeving op het gebied van privacyrecht verandert regelmatig. Ons privacy beleid is daarom nooit helemaal klaar, maar wij doen ons best om ons beleid up to date te houden. Sprout9 kan dit privacyreglement daarom van tijd tot tijd wijzigen. Als deze wijzigingen ook voor jou van belang zijn, dan attenderen wij jou daarop of maken wij de wijzigingen op een opvallende manier aan je kenbaar. De meest actuele versie van ons privacyreglement kun je ook steeds terugvinden op onze website. Dit privacy regelement is laatstelijk gewijzigd op 24 juni 2024.